Quand Adobe héberge les documents

La publication et le partage de documents sont devenus des processus importants dans la gestion et la production documentaire, qu'il s'agisse d'accéder à une base de documents distribuée ou d'en assurer la traçabilité et la gestion des versions.

C'est pourquoi lorsque la production se fait hétérogène et dispersée, les services d'un centre dédié à l'hébergement de documents, qu'il s'agisse d'images, de fichiers Word ou Excel, ou encore PDF, devient un outil indispensable au cycle de vie du document.

La création d'Adobe Documents Center, un service destiné aux professionnels qui partagent ou publient des documents 'sensibles', appartient à ces nouveaux services qui améliorent sensiblement l'approche collaborative.

Avec Adobe, les professionnels peuvent octroyer et révoquer de manière dynamique l'accès à des documents distribués, à l'intérieur comme à l'extérieur du pare-feu. Ils ont également la possibilité d'opérer une traçabilité des opérations effectuées sur ces documents telles que leur ouverture, l'insertion de commentaires ou l'impression.

« La collaboration professionnelle repose sur l'échange d'informations importantes entre entreprises. Néanmoins, les PME éprouvent généralement des difficultés à contrôler ces informations, une fois celles-ci distribuées« , rappelle Tom Hale, vice-président senior de la division Knowledge Worker Business Unit d'Adobe.

« D'autres solutions de sécurité se contentent d'exercer un contrôle la première fois que les destinataires accèdent au fichier, autorisant ainsi la transmission de documents stratégiques ? offres commerciales ou accords juridiques à l'insu de leur auteur. Avec Adobe Document Center, nous mettons le contrôle et la protection des informations confidentielles à la portée des entreprises de toutes tailles. »

Les professionnels sont en mesure d'intégrer à leurs fichiers une protection permanente et des contrôles dynamiques de plusieurs manières. Ils peuvent créer des fichiers PDF avec Adobe Acrobat 8 et, d'une simple connexion au service, ils peuvent appliquer aisément des paramètres de sécurité à ces documents depuis Acrobat.

Pour protéger leurs fichiers Microsoft Word et Excel 2003, les utilisateurs installent simplement un plug-in léger permettant d'appliquer des paramètres de sécurité dynamiques directement à partir de ces applications. Prochainement, ils pourront convertir des fichiers au format PDF et leur appliquer des paramètres de protection et de contrôle depuis Adobe Document Center.

Pour consulter les documents contrôlés par Adobe Document Center et interagir avec eux, les destinataires n'ont besoin que du logiciel gratuit Adobe Reader 8 pour l'accès aux fichiers PDF et du même plug-in pour l'accès aux fichiers Word et Excel.

Si un auteur décide d'octroyer un accès à un document uniquement à certaines personnes, les destinataires utiliseront un identifiant Adobe ? créé via le site ? pour accéder aux fichiers. L'identifiant Adobe permet aux destinataires de s'authentifier à l'aide d'un mot de passe connu d'eux seuls à chaque fois qu'ils consultent un document, et de s'assurer que l'adresse e-mail utilisée correspond à celle spécifiée par l'auteur.

Adobe Document Center est proposé en version d'évaluation gratuite aux Etats-Unis jusqu'à la fin de l'année, et devrait être disponible en anglais début 2007 au tarif d'abonnement préférentiel, durant six mois, de 19,99 dollars par mois ou 199 dollars par an et par utilisateur. Ce tarif d'abonnement préférentiel permet aux utilisateurs de protéger jusqu'à cinq documents sur un an.