ThemaTIC : la dématérialisation s'impose, avec ou sans crise

Cinq experts réunis autour autour de la table-ronde ThemaTIC ont permis de faire le point sur la dématérialisation : Eric Duverger, directeur des ventes grands comptes & business de Manutan l'a développée dans son entreprise; Bruno Guiet, senior system engineer de Brocade; Julien Stern, directeur général de Cryptologue; et Pascal Handy, chef de marché imprimantes et scanners professionnels d'Epson, rejoints par Maître Eric Caprioli, avocat et vice-président de la FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance).

Un cas d'usage très concret

Manutan a partagé son expérience. Chez le géant de la vente directe aux entreprises, donc familiarisé avec les approches numériques de la vente en ligne, la 'démat' a débuté par le traitement des télécopies, essentiellement des fax de commandes. Elle a permis de mettre fin à l'édition papier et a automatisé la distribution des fax.

C'est ensuite sous l'impulsion de ses grands clients, « qui nous ont fortement sollicités, voire gentiment imposé », souligne Eric Duverger, que l'entreprise est passée à la dématérialisation fiscale. L'enjeu du projet, géré par la comptabilité, est européen et colossal, puisqu'il portera à terme sur 400.000 factures par an ! La démarche a donc débuté par la recherche d'un fournisseur ayant cette envergure internationale. Une équipe projet a été montée, une maquette réalisée associant certains clients selon leur typologie, et la DGI (direction générale des impôts) interpelée, cette dernière ayant quasi évolué avec le projet tant la dématérialisation est novatrice.

La dématérialisation fiscale chez Manutan est également poussée par l'usage des cartes d'achats, qui participent à l'automatisation des processus de commande et de facture. Ces dernières sont directement intégrées dans l'ERP. Deux types de documents sont ainsi 'expédiés' au client ou au fournisseur, soit en EDI soit en PDF signé, même si la signature n'est pas exigée dans tous les pays d'Europe. Malgré l'existence d'une directive européenne, Maître Caprioli a souligné la difficulté à initier des projets de cette envergure, tant les législations des pays de la Communauté manquent d'harmonisation.

Passé les contraintes organisationnelles, Manutan constate au final que certains seuils de gains sont atteints, et qu'un ROI se dessine, même s'il « reste encore difficile à évaluer sur certains points, en particulier sur ses répercussions dans certains traitements humains ». Le constat est cependant plus que positif, avec la suppression des flux papier et l'automatisation des traitements, au point que le marchand à terme souhaite étendre l'expérience à l'ensemble de ses clients.

Scanner, traiter, transmettre et stocker

Pascal Handy, d'Epson, fait le constat de « l'augmentation des volumes d'informations, numériques et papier. C'est une tendance réelle, qui amène à une question : quoi faire et comment mettre de l'ordre ?«  Même en période de crise, le fabricant d'imprimantes constate que les scanners de toute taille ne se sont jamais aussi bien vendus ! Pour faire face à ces volumes grossissants, la dématérialisation s'impose pour réduire la masse de papiers qui envahit l'entreprise et qui représente un vrai risque : « 70 % des entreprises font faillite après un incendie ! Il faut sécuriser l'information et disposer d'outils pour la retrouver. »

S'il est illusoire de penser pouvoir réduire l'usage du papier, les fabricants oeuvrent sur d'autres axes, comme l'usage des imprimantes avec l'énergie et les consommables. L'usage. Voilà bien où il faut sensibiliser les utilisateurs. À n'imprimer que le nécessaire ou l'intéressant, et sur du matériel de proximité. Et aux avantages de partager un document écrit dématérialisé. Encore faut-il, au-delà du scan et de l'impression, disposer d'outils pour transférer, stocker et archiver les données.

A ce propos, Maître Caprioli a rappelé que si les règles de conservation des documents ont changé en 2008, abaissant les délais de stockage, elles ne s'appliquent qu'aux documents produits aujourd'hui, et tombent dès qu'une procédure est engagée. « Il appartient au chef d'entreprise, le seul responsable, de choisir sa politique d'édition et de conservation des documents.« 

En revanche, l'entreprise doit dès à présent se préoccuper de la problématique de stockage des écrits sous une forme numérique. « Elle doit maintenir un accès à la donnée« , souligne Bruno Guiet, de Brocade. Pour le spécialiste du stockage en réseau, fibre channel et stockage SAN sont indissociables pour disposer de la capacité de traiter les données dématérialisées, ainsi que le LAN giga Ethernet pour les flux de données entre le poste client et le serveur. Mais, s'il y a « différentes façons de transférer, de stocker et d'archiver les données, il faut impérativement s'intéresser à la protection des données, en particulier le chiffrement des flux. »