Une certification NF pour l'archivage électronique

Une nouvelle étape est franchie autour de la norme NF Z42-013, ou de sa déclinaison internationale ISO 14-641-1, relative aux systèmes d'archivage électronique. Afnor Certification a mis en place la marque NF 461 (NF Système d'Archivage Électronique) afin de certifier les organisations qui respectent cette norme.

Rappelons que la norme NF Z42-013, publiée par l'Afnor en 2009, porte sur « les spécifications pour la conception et l'exploitation des systèmes informatiques utilisés pour l'archivage électronique ». Elle reconnaît que la conversion des documents en version numérique au sein du système d'information est aujourd'hui une pratique courante. Au point que la norme française a été portée à l'international par l'Afnor auprès du comité technique international de normalisation ISO TC171/SC3 « Applications en gestion des documents - Généralités » qui en a fait une norme ISO 14-641-1.

Norme et ISO pour le document numérique

Norme NF et ISO définissent les spécifications relatives aux mesures techniques et organisationnelles à mettre en ouvre pour l'enregistrement, l'archivage, la consultation et la communication de documents numériques afin d'assurer la conservation et l'intégrité de ceux-ci. « Ces spécifications visent à garantir que des documents numériques soient capturés, archivés, restitués et communiqués de façon à ce qu'il soit possible de s'assurer que le document archivé garde la même valeur que le document d'origine pendant toute la durée de conservation. »

Les travaux de la commission de validation du référentiel de certification NF Système d'Archivage Électronique (NF 461), emmenés par l'Afnor Certification accompagnée de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), ont donc finalement abouti à la création d'une marque NF 461.

L'audit d'Afnor Certification

Les demandeurs de la marque NF, entreprises qui exploitent des services sous la norme ou prestataires tiers archiveurs, pourront demander à être audités par Afnor Certification à partir de la fin 2012. Une procédure allégée est également prévue pour les titulaires d'un certificat ISO-9001, ISO/IEC 27001 ou NF Logiciel.

La marque NF est largement reconnue en France et qualifie le professionnalisme de l'entreprise qui l'applique sur sa communication. Alain Borghesi, vice-président de la FNTC, chargé de mission e-archivage, va plus loin encore : « Les labels Tiers Archiveurs et Coffres-forts électroniques de la FNTC viennent compléter utilement cette certification sur un sujet au cour de nos préoccupations, à savoir l'interopérabilité des systèmes d'archivage électronique, seule solution existante pour garantir une véritable pérennité des archives. »