Réinventer l'environnement de travail pour optimiser la collaboration

L'environnement de travail a connu de profondes mutations ces dernières années, avec des changements sur les méthodes collaboratives adoptées par les organisations. Elles ont pris conscience de l'importance des échanges pour les équipes dont les collaborateurs se trouvent à distance ou en présentiel. Ces échanges optimisés permettent un travail d'équipe efficient, une productivité accrue et un plus grand engagement des collaborateurs.

La communication est indéniablement un facteur clé, dans un contexte où les entreprises continuent de se transformer et où de nombreuses équipes transversales émergent. La majorité des interactions entre collaborateurs sont hybrides, mais selon un rapport IDC, 41 % des entreprises situées dans la région EMEA privilégient une présence physique des collaborateurs au minimum trois jours par semaine.

L'adoption d'une stratégie en phase avec les besoins des collaborateurs et l'investissement dans des technologies adéquates permettent d'encourager le développement de ces derniers, et ce où qu'ils se trouvent.

Plusieurs questions subsistent : quelles sont les technologies émergentes qui contribuent à faciliter le travail des collaborateurs? Comment les entreprises peuvent-elles garantir le choix de solutions adéquates pour renforcer leur collaboration ?

Repenser les espaces de travail

Selon une étude IDC d'ici 2024, 55 % des entreprises au niveau mondial utiliseront des outils de planification pour réorganiser et gérer efficacement les espaces de travail. L'étude de l'utilisation réelle des espaces de travail par les collaborateurs est utile pour la restructuration des surfaces disponibles.

De nombreuses organisations ont commencé le réaménagement des espaces afin d'optimiser leurs utilisations. Il est par exemple possible d'optimiser la collaboration en veillant à ce que les prises électriques, les écrans et les connecteurs d'accès au réseau soient judicieusement placés dans les zones où les employés se réunissent généralement. Il est particulièrement important pour les équipes qui opèrent en format hybride de pouvoir connecter leurs équipements, afficher clairement les informations et permettre à tous les collaborateurs d'être audibles pour bénéficier d'une expérience qualitative.

La connectivité universelle est également un facteur clé pour assurer des interactions hybrides productives. Selon un rapport IDC, d'ici 2025 65 % des entreprises du G2000 estimeront qu'une présence virtuelle des collaborateurs sera équivalente à une présence physique. Le mode de travail hybride est donc amené à perdurer et s'impose comme un élément clé dans le processus de collaboration.

Pour résumer, les espaces de travail doivent être aménagés en tenant compte des interactions hybrides, avec des solutions technologiques offrant une expérience utilisateur personnalisée avec une qualité optimale de cadrage, d'image et de son.

Des équipements adaptés aux besoins des collaborateurs

Selon les métiers, les collaborateurs ont différents besoins technologiques. Il est donc essentiel d'intégrer les différents outils, équipements et périphériques dont pourraient avoir besoin chaque collaborateur au sein d'un espace commun. Certains collaborateurs doivent être productifs dans des environnements variés, pour les équipes commerciales régulièrement en déplacement par exemple, les équipements doivent être opérationnels en tous lieux.

Ces fonctions requièrent des équipements légers, compacts, robustes, dotés d'un espace de stockage, de ports et de processeurs adéquats, facilement transportable avec une autonomie suffisante pour exécuter toutes les tâches au cours de la journée, et ce où qu'ils soient.

Toutefois, il ne suffit pas d'avoir les bons équipements. Quel que soit le lieu de travail, il est crucial de prendre en compte l'ensemble de l'écosystème : écrans, périphériques (clavier, souris, casques) et logiciels. Ensemble, ces éléments optimisent considérablement la productivité et la collaboration.

Focus sur les services et les logiciels

L'adoption d'outils dernière génération renforce la productivité et favorise la collaboration entre les équipes. Par exemple, l'exploitation des données d'une entreprise avec l'utilisation de l'IA générative permet de générer de la valeur et d'accompagner les dirigeants dans la prise de décision. Il est également possible d'utiliser des outils d'analyse pour saisir les enjeux liés à la collaboration, aux tendances dans le domaine de la communication et identifier les potentiels obstacles à la productivité.

Par ailleurs, les solutions de vidéoconférence avancées, les technologies RA/RV et les technologies basées sur l'IA devraient elles aussi accroitre la productivité en transformant la manière dont les collaborateurs effectuent leurs tâches. Par exemple, les formations dispensées par le biais de la RA/RV offrent une expérience plus stimulante et impactante pour l'utilisateur et l'entreprise.

Concernant l'acquisition de ces nouvelles technologies, les nouveaux modèles de tarification à l'utilisation et « as-a-service » permettent aux organisations de rationaliser leurs dépenses IT et de déployer les dernières technologies avec des coûts prévisibles, tout en libérant du capital pour investir dans des expériences modernes pour leurs collaborateurs.

Les organisations peuvent également déléguer la gestion des besoins en matériel, qui devient de plus en plus complexe, en optant pour des solutions telles que la gestion du cycle de vie des produits clients entièrement intégrée, de bout en bout et multifournisseurs.

Finalement, qu'il s'agisse d'une multinationale, d'une startup, d'une organisation à but non lucratif ou de tout autre type d'entreprise, la collaboration se révèle être un avantage compétitif déterminant pour la croissance. Investir dans l'optimisation des échanges collaboratifs n'est pas uniquement un sujet technologique mais une véritable décision stratégique qui peut influencer la trajectoire globale d'une organisation.

L'environnement de travail et les technologies de demain devront privilégier la collaboration et la flexibilité, avec une infrastructure technique assurant une transition fluide, efficace et productive. Les entreprises qui adoptent une approche personnalisée et humaine en saisissant le plus précisément possible les besoins utilisateurs, pourront très rapidement constater la satisfaction de leurs collaborateurs, une meilleure productivité et davantage d'innovation.

Jean-Guillaume Pons, EMEA SVP & GM Client Solutions Group - Dell Technologies.