DSI : les clés de la communication financière pour défendre son budget IT

Avec la crise sanitaire et l'urgence environnementale, la DSI devra composer son budget 2021 sur fond de rationalisation pour débloquer des marges de manoeuvre nécessaires à l'accélération de la transformation de son SI. Un exercice qui ne s'improvise pas, qui doit être préparé, et dont nous donnons les clés afin de trouver écho auprès de son DAF.

L'innovation : bien valoriser et distinguer ses investissements

Dans la préparation de son budget, il est important de bien faire la distinction entre ses investissements. Il convient de définir ce qui relève du « business operation », de l'innovation par incrémentation ou de l'innovation d'exploration.
Le "business operation" comprend les dépenses liées à l'exploitation courante du parc existant nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise (une majorité du budget). L'innovation incrémentale cherche à optimiser des processus ou améliorer des outils déjà en place.

C'est sur ce type d'innovation que le retour sur investissements sera le plus simple à justifier. L'innovation d'exploration, qui représente généralement 10% du budget, a pour but de créer de nouvelles lignes de revenus ou de se positionner sur un nouveau marché. Si le retour sur investissement à court terme sera compliqué à mesurer, c'est ce type d'innovation qui permet à l'entreprise de rester compétitive sur le long terme, les américains parlent souvent du "frog leap".

Lors de la présentation de son budget, il faut être capable de valoriser ses choix. Comment expliquer par exemple le développement d'un logiciel en interne plutôt que l'utilisation d'un outil Saas du marché ?

Si le logiciel est stratégique pour le développement de son entreprise, il a de bonnes chances de devenir un levier de compétitivité. Laisser entre les mains un logiciel stratégique à une entreprise tiers, c'est accepter de ne plus avoir la main sur son cycle d'innovation. En effet, le prestataire répondra à sa propre feuille de route, qui ne sera pas nécessairement la vôtre.

Au contraire, s'il s'agit d'un besoin commun et fonctionnel, non stratégique comme un outil de gestion de paie, il conviendra de privilégier plutôt un investissement en Saas pour ne pas avoir à réinventer la roue et se concentrer sur les innovations stratégiques. Ce qui justifie parfaitement de classifier à terme cette ligne budgétaire en "business operation".

Enfin, ce budget doit être mis en perspective par rapport à la concurrence. Il s'agit d'une méthode peu utilisée mais pourtant très efficace pour évaluer les budgets du marché et se positionner en conséquence afin que son argumentation ait encore plus de corps. En fonction du secteur, les budgets IT varient de 1,5% à 7% du CA de l'entreprise.

Innovation : comment la piloter et repenser ses KPI

Bien-sûr, votre comex raisonnera sans doute encore beaucoup par le prisme d'objectifs financiers mais il est important d'apporter d'autres critères pour montrer que l'on est à l'aise avec son projet et valoriser sa création de valeur. Il peut s'agir de critères dédiés aux talents, aux clients, à l'environnement ou bien à l'impact en général. Ainsi, si un outil de formation en continu est mis en place pour l'interne, il aura évidemment un impact sur la fidélisation des talents et leur montée en compétences.

De la même manière, les entreprises qui offrent une expérience client tournée vers le numérique vont tisser des liens plus durables avec leurs clients. Ces objectifs transverses auront toujours in fine un impact financier que le directeur financier et le Comex sauront apprécier. Un projet qui a par ailleurs été sondé et discuté avec les métiers aura d'autant plus de chance de remporter son adhésion.

Le CAPEX avant l'OPEX

A la présentation de votre budget, il peut être intéressant de raisonner davantage en CAPEX (immobilisation) plutôt qu'en OPEX (frais de fonctionnement), car il n'impactera pas de la même manière la marge de l'entreprise et la présentation de ses résultats. Ainsi, le choix par exemple de faire appel à un prestataire informatique pour développer un produit ou une application au lieu d'un recrutement interne n'a pas la même application comptable.

Attention également à ne pas sous-estimer, surtout en temps de crise, l'impact de la sortie de trésorerie qui ne dépend pas forcément de cette classification comptable. Quand on opte pour une solution externe, la négociation d'un échéancier de paiement favorable auprès de son prestataire représente un argument important à mettre en avant auprès de sa direction financière.

Enfin, pensez aussi à préciser si le projet est potentiellement éligible au crédit d'impôt recherche ou innovation ce qui est un bon moyen de réduire la facture. A condition, néanmoins, de bien maîtriser ces mécanismes fiscaux au risque de se voir retoquer par l'administration.
S'il est aujourd'hui de plus en plus admis par les comex que le logiciel est le premier différentiateur stratégique, le travail de présentation desur fond de rationalisation n'en demeure pas moins un exercice redouté par nombre de DSI.

Or les arguments pour défendre ses budgets ne manquent pas à condition de se placer comme un créateur de valeur et non un centre de coût. Dit autrement, la DSI doit avant tout se positionner comme une fonction métier et non plus comme une fonction support et exiger d'être traitée comme telle.

Raphaël Khalifa & Matthieu Lefevre, - .