RPA : épine dorsale de la digitalisation des entreprises

La digitalisation n'est aujourd'hui plus une option. A l'heure où le travail à distance est devenu la règle, les entreprises doivent trouver de nouvelles solutions pour optimiser leurs processus métier et gagner en efficacité.

La pandémie et l'accélération de la digitalisation ont rendu l'automatisation des processus (RPA) incontournable pour les organisations. Selon un rapport Gartner, d'ici à 2022, 90% des grandes entreprises auront mis en place un projet de RPA dans leur organisation.

Avec la généralisation du télétravail, il devient indispensable de simplifier le quotidien des collaborateurs. Aujourd'hui trop de tâches sont encore répétitives ou peu stimulantes.
Qui n'a jamais eu envie d'automatiser complètement les copier-coller sans valeur d'un formulaire à un autre alors que cette tâche peut être effectuée plus de 10 fois par jour ? En mettant bout à bout ces différentes tâches, ces différents « processus », on crée une activité. Et c'est à cet instant précis que la RPA devient une solution pertinente.

Smart Automation : des avantages business et humains

En mettant en place une solution de Smart Automation, les entreprises peuvent non seulement réduire leurs coûts, mais aussi permettre à leurs collaborateurs de se reconcentrer sur leur principale activité : les tâches génératrices de valeur.

Heineken est un cas d'usage intéressant avec sa stratégie « Automation First ». A partir du simple constat qu'il était plus qu'urgent de standardiser les systèmes IT de tous ses centres de services, employant plus de 73 000 personnes en 2011, l'entreprise s'est intéressée à l'automatisation sélective de ses processus fin 2015. Heineken a décidé de coupler la technologie RPA à d'autres technologies (reconnaissance d'image, Text Mining.) pour tendre vers un équilibre dans les interactions Homme/machine.

Heineken comptait en 2019, 150 robots logiciels en production dans différents domaines, mettant en oeuvre du Machine Learning et des algorithmes d'IA. Sans s'attarder sur le détail des volumes d'heures de travail économisées grâce à la mise en place de cette stratégie « Automation First ».

Vincent Vloemans, de l'activité Global IT for Finance d'Heineken, confiait que l'impact a été important. « C'est assez surprenant, mais le bénéfice le plus significatif du RPA réside dans l'élimination des erreurs humaines. Cela accroît la précision des données relatives aux processus, la précision des contrôles et la conformité des processus. »  Concrètement une demande qui nécessitait un traitement d'1 à 2 semaines, peut désormais trouver une réponse dans les 24h.

Les grandes entreprises du CAC 40 sont déjà familières de cette stratégie de Smart Automation, quid des organisations de taille intermédiaire ?

Démocratisation de la RPA : un enjeu global

Avec un taux de croissance annuel à deux chiffres, le marché de la Smart Automation semble être en plein essor. Cependant, structurer les données, digitaliser les documents et optimiser les processus métier au travers de technologies OCR ou d'algorithmes NLP, est parfois long, difficile à mettre en oeuvre ou trop coûteux pour les PME et ETI. Pourtant, ce type d'entreprises éprouve le même besoin grandissant de fluidification des process internes et d'automatisation de certaines tâches.

Le rôle de l'ensemble des acteurs du digital est de contribuer à ce que les innovations soient accessibles pour toutes les organisations - qu'importe leur taille. Le rôle particulier des acteurs de la RPA est d'imaginer de nouveaux modèles technologiques et économiques qui permettent de lever les freins à la mise en place de l'Automatisation dans les organisations à taille humaine.

Un projet d'automatisation peut d'ailleurs concerner tous les départements d'une organisation, de la direction financière à la direction des ressources humaines, en passant par les achats.
Par exemple : dans un département RH, l'onboarding d'un nouveau collaborateur peut être facilement automatisable. Ainsi, le temps de réalisation de cette tâche, qui implique différents départements transverses, peut être réduit de 80 à 5 minutes..

D'ailleurs, l'Agence de services et de paiement (ASP) a tenu à apporter son soutien pour les PME et ETI industrielles souhaitant mettre en oeuvre des projets de RPA en apportant une aide à l'investissement de transformation vers l'industrie future, pouvant aller jusqu'à 320 000 ?.

Futur de la Smart Automation : vers des nouveaux usages de l'IA

Selon Gartner, le marché de la RPA (Robotic Process Automation) devrait croître de 19,5% en 2021 par rapport à 2020. Et la croissance du marché devrait se maintenir à deux chiffres au moins jusqu'en 2024.

Dans 5 ans, on peut imaginer une large démocratisation de l'accès à l'automatisation : les processus les plus complexes se réaliseront en interaction Homme - Machine. De ce fait, l'Homme aura plus de temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée liées à la créativité et à l'innovation. Débarrassé des tâches superflues, la création de valeur sera plus importante, la réflexion plus poussée, la collaboration accrue et les échanges décuplés.

Imaginez que la machine puisse solliciter l'utilisateur quand elle en a besoin, qu'elle puisse apprendre des actions des utilisateurs pour reproduire un comportement plutôt que des tâches précises et préconçues. Les approches à base d'IA fusionnent alors logiquement avec l'automatisation et gomment ainsi toutes les variations que l'on peut trouver dans l'exécution d'une même tâche.

Ce serait l'avènement d'une nouvelle ère où les interactions entre les systèmes d'informations seraient réalisées via l'automatisation à l'échelle et où, bien sûr, la notion de « citizen developper » deviendrait alors obsolète. Dans cette nouvelle ère la machine serait en capacité d'apprendre et de reproduire de manière uniforme les processus réalisés de manière légèrement différentes par plusieurs utilisateurs métier.

Le rapport au travail serait intégralement modifié, ce serait la fin de la journée de travail classique. L'époque du « temps de travail » serait révolue, laissant la place à celle de la « valeur de travail ». La valeur et l'intelligence collective auraient la place nette pour faire évoluer les usages.

Cette généralisation de l'accès à l'automatisation amènera certains changements : nous pouvons imaginer qu'en seulement quelques jours il sera possible de devenir « RPA Ready ». Chacun pourra avoir accès de manière transparente à sa main d'oeuvre digitale/robotique, à partir de son mobile, en temps réel et n'importe où.

Mehdi Nafe & Benoit Cayla, - .