Travail numérique et sobriété : les pistes pour agir

Limiter l’impact environnemental d’une Digital Workplace est une bonne pratique qui se répand. Mais par où commencer ?

Optimiser l’enregistrement des versions d’un même document, la synchronisation drive/disque dur et la réplication des données sont quelques-uns des éléments que Lecko, cabinet de conseil spécialisé, suggère de prendre en compte dans le choix d’une solution.

Tous ont trait au stockage. Un paramètre sur lequel on peut agir plus immédiatement que les méthodes de travail ou la consommation des équipements informatiques. Et qui représente une part importante de l’empreinte écologique selon l’analyse que le cabinet a menée pendant deux ans sur l’activité de 20 000 collaborateurs « d’entreprises de tailles et de secteurs d’activité différents » utilisant la suite Office.

Sur cet échantillon, OneDrive a concentré plus de deux tiers des émissions de gaz à effet de serre. L’usage du service pour sauvegarder les disques durs en est une raison. Une aberration, clame Lecko : 90 % des fichiers dans les drives ne sont pas partagés. Un compromis consiste à identifier des solutions d’archivage bas carbone.

1 Dispersion et hyperconnexion

Le manque de gouvernance des espaces partagés est aussi en cause. Le fait d’avoir « empilé » les outils – plus encore avec la crise Covid a aussi favorisé le développement d’une catégorie de collaborateurs en « hyperconnexion ». En plus d’émettre davantage (17,1 kg CO 2 e/an/utilisateur contre 10,5 en moyenne), celle-ci s’expose, dans la durée, à des risques de surcharge mentale et de fatigue.

Pour la moitié d’entre eux, l’hyperconnexion est effective plus de deux tiers des jours ouvrés.
En première ligne : les réunions. En 2021, une étude universitaire américaine révèle que la visioconférence émet 0,36 g d’équivalent CO 2 par minute pour chaque participant.

Elle donne un élément de comparaison avec l’empreinte des mails qui engendrerait 0,41 g CO 2 e par Mo pour chaque interlocuteur. Pour arriver à ce nombre, on suppose un délai de conservation d’un an. Et on s’appuie sur deux facteurs : un de flux (10 g CO 2 e/Go), l’autre de stockage (400 g CO 2 e/Go/an).

En revanche, on ne prend pas en considération ce qu’il advient des pièces jointes.

2 Une collaboration orientée document

Dans la mesure du possible, il faut privilégier le partage de liens. Pour Lecko, c’est une pratique « de transition » parmi d’autres, dont le principal effet vise à réduire les volumes d’informations
inutiles. Leur impact environnemental est d’autant plus grand que dans le Cloud, pour des raisons de protection et de disponibilité, elles sont généralement dupliquées plusieurs fois.

Pour éviter que les utilisateurs les dupliquent, on privilégie la coédition à l’échange de fichiers. Et on ne raisonne pas en termes de copies, mais de versions. Cela implique de maîtriser les espaces d’information. Autrement dit, il faut se garder d’ouvrir autant de canaux/équipes que de sujets de collaboration, au risque de recréer un cloisonnement.

Cela passe aussi par l’usage des messageries d’équipe au-delà du seul partage d’information formelle. Voire par la discussion au sein des documents ou des applications de gestion des processus. Par exemple, on peut coordonner ses activités dans un kanban et échanger par l’intermédiaire des cartes.

3 La frugalité par les politiques tarifaires

Le besoin de maîtrise de l’information peut justifier la mise en place de référentiels. On entre là dans des pratiques théoriquement tenables dans la durée. Leur mise en œuvre dans une digital workplace suppose que celle-ci fournisse les briques adéquates : classification documentaire, identification des doublons et des espaces abandonnés, services facilitant le nettoyage, etc.

Et qu’en parallèle, elle ne crée pas d’obsolescence logicielle. Lecko estime qu’on peut attendre une prise en charge de tout poste de travail commercialisé jusqu’à cinq ans en amont.

Autre levier pour une digital workplace plus frugale : des politiques tarifaires qui encouragent un usage raisonné. Un aspect qui peut se traduire par différents niveaux de service permettant un ajustement aux besoins. L’équation est bien sûr plus compliquée quand on en vient à croiser les solutions, qu’elles soient autonomes ou superposées à un socle Microsoft 365 ou Google Workspace.

Lecko les classe en cinq catégories. Premièrement, les digital workplaces (Jalios, Jamespot, LumApps, Powell…). Deuxièmement, les messageries d’équipe (Atolia, Slack, Twake…). Troisièmement, les compagnons de productivité (Asana, Notion, Trello…). Quatrièmement, les outils sociaux et transversaux (Beeshake, Elium, Workplace by Meta…). Cinquièmement, les outils de management visuel (Klaxoon, Miro, Wisembly…). 

Pour aller plus loin sur le sujet :

> IT frugale : et si vous dépensiez mieux ?

> Sobriété numérique : le nouvel objectif des DSI