Les trois piliers d'une externalisation SI réussie

Si l'externalisation d'un SI présente de nombreux avantages comme la disponibilité, la sécurité, l'adaptabilité des solutions aux besoins de l'entreprise et la réduction des frais d'installation et de maintenance des infrastructures et des applicatifs, une telle démarche nécessite une méthodologie de mise en oeuvre.

Audit de l'informatique existant, identification des applicatifs externalisables et implication des collaborateurs sont les trois piliers d'un projet d'externalisation SI réussi.

En optant pour l'externalisation de tout ou partie de leur informatique, les entreprises se délestent des problématiques liées à la gestion et à la maintenance des infrastructures et des applicatifs (métiers et communications). Inutile, en effet, de se préoccuper de l'acquisition, de la sécurité et de l'évolutivité des serveurs et des applicatifs métiers.

Fini le surinvestissement dans des capacités techniques (achats de serveurs, infrastructures réseaux.) pour anticiper les futurs développements de l'entreprise.

Avec l'externalisation, les entreprises ne paient que ce qu'elles consomment, ainsi le dimensionnement des infrastructures et des applicatifs fluctue selon ses besoins (business, effectif, fusion/acquisition, etc). Mais si externaliser son SI est séduisant de par ses nombreux atouts, cette démarche nécessite méthode et pragmatisme.

Auditer l'existant

Pour réussir un tel projet, il faut avant tout auditer l'informatique existant de l'entreprise : inventaire de l'infrastructure et des applicatifs, nombre d'utilisateurs, identification de leurs profils, mesure de la maturité technologique, volume de données disponibles.

Par ailleurs, pour disposer d'une vision objective des besoins de l'entreprise en matière d'externalisation de ses applicatifs, il est pertinent de se poser un certain nombre de questions : l'application nécessite-t-elle un développement spécifique important ? Quels bénéfices fonctionnels et financiers peut-on tirer de l'externalisation de tels ou tels applicatifs ? L'application contribue-t-elle aux besoins actuels et futurs de l'entreprise ou encore, cette migration risque-t-elle d'entrainer un rejet des utilisateurs ?

Attention aussi aux aspects juridiques. L'entreprise doit disposer d'une bonne connaissance de ses contraintes réglementaires, financières et administratives pour cadrer le cahier des charges avec le prestataire.

Identifier les applicatifs « externalisables »

A l'issue de cette phase d'audit, l'entreprise définit le périmètre du projet et priorise les applications rapidement externalisables, celles qui le seront dans un futur plus ou moins proche ou les applications critiques qu'il est préférable de préserver en interne.

Il est, par exemple, d'usage d'externaliser le stockage et la sauvegarde des données, le site web, tous les services de messagerie et de communications (outils collaboratifs) et les applications qui ne sont pas le coeur de métier de l'entreprise : RH, CRM, ERP, achats.

Ainsi, selon une étude de mai dernier réalisée par Barracuda Networks, 77% des entreprises externalisent leur stockage de données, 56% la sauvegarde, 54% l'hébergement de sites et d'applications, 51% les analyses de données et 46% les systèmes CRM.

Impliquer les collaborateurs

Autre point saillant d'une externalisation : l'implication des utilisateurs. Un tel projet émanant du management et apparaissant comme une décision descendante, porte en lui tous les germes de l'échec. C'est pourquoi il est impératif de mobiliser tous les collaborateurs dès les prémices du projet et de s'appuyer sur les plus convaincus pour emmener les plus réfractaires et les accompagner dans leur montée en compétences.

A noter que pour les entreprises ayant déjà recours à des machines virtuelles, ce type de projet est moins délicat à mettre en oeuvre et peut être mené en moins de trois mois. Pour les moins matures technologiquement, six mois sont généralement nécessaires.

A l'heure de la transformation digitale, de la réduction des coûts et de l'optimisation des processus, externaliser son infrastructure, ses applications et ses outils de communication est la solution optimale. 88% des entreprises interrogées par le Cloud Industry Forum* l'ont d'ailleurs déjà compris.

Arnaud Meignan, Directeur général - Bretagne Télécom.