Ugap  : la centrale d'achat public digère les services IT

Cette semaine, l'Ugap, la centrale d'achats publics, réunissait ses clients, acheteurs et DSI d'organismes publics ou para-publics, lors d'une journée de débats au Parc Floral de Paris. L'occasion pour L'union des groupements d'achat public de mettre en avant l'élargissement de son catalogue. «  En quelques années, on est passé d'un catalogue de produits à  des solutions complètes, intégrant des services, des licences logicielles multi-éditeurs, de l'audit ou des solutions de maintenance   », explique Sonia Habibian, directrice Etat et grands opérateurs de l'Etat au sein de la centrale. Une évolution largement dictée par l'informatique qui est aujourd'hui le premier des cinq domaines que gère l'Ugap en termes de chiffre d'affaires généré (550 millions sur les 1,9 milliard d'euros passés par la centrale en 2013). Avec, au catalogue, des offres aussi pointues que des services d'intégration GBCP (via Capgemini). Ou encore de la MOA autour de ce même projet de refonte de la gestion budgétaire et comptable qui affecte environ 350 opérateurs de l'Etat (CGI). Sans oublier des audits énergétiques de datacenters (la PME spécialisée APL). Rappelons que, pour les établissements publics, le recours à  l'Ugap reste basé sur le volontariat. Et que l'objectif de la centrale d'achat n'est pas de référencer une solution unique répondant à  un besoin donné, mais plutôt d'offrir un large choix de solutions. 1  200 éditeurs de logiciels figurent ainsi au catalogue de la centrale.

Pour les clients de l'Ugap, l'objectif central ne varie pas  : bénéficier de tarifs négociés au mieux tout en s'affranchissant des lourdeurs de la commande publique. «  La baisse annoncée des ressources allouées par l'Etat aux collectivités pose la question de la performance de nos politiques d'achat, explique Laurent Bacquart, directeur général des services de Saint-Michel sur Orge (une commune du 91, 20  000 hab. environ) et vice-président du syndicat des directeurs généraux des services d'Ile de France. L'Ugap est une des possibilités qui s'offrent aux collectivités. Sur le matériel, on peut aboutir à  des économies de 30 à  50 % par rapport à  une procédure d'appel d'offres lancée en direct. Et le recours à  l'Ugap évite les mises en concurrence, donc élimine les coûts associés à  ces procédures   ». Selon Laurent Bacquart, la baisse des crédits met nombre de DSI de collectivité au pied du mur. Il leur faut trouver des marges de manouvre sur les maintenances de leur informatique â?~legacy', pour ne pas voir leurs budgets d'investissement tomber à  zéro.

Des procédures légères comme dans le privé ?

Du côté de RFF ou de la Cour des comptes, la problématique est sensiblement différente  : l'Ugap permet avant tout d'aller vite. «  Dans notre contexte propre - création d'une activité intégration et réunion au 1er janvier avec la SNCF -, l'Ugap a facilité la montée en charge et le passage de 5 à  30 personnes. Le ciblage par accord cadre permet d'être mis en relation rapidement avec des sociétés comprenant notre besoin, sans formalisme excessif   », explique Sébastien Moos, responsable intégration au sein du programme SI production et services de RFF, qui dit avoir retrouvé par ce biais la légèreté des procédures du secteur privé. En parallèle du développement de son catalogue PII (prestations intellectuelles informatiques), la centrale a mis en place des équipes de chargés d'affaires spécialisées en prestations de services IT (ils sont par exemple 4 pour l'Ile de France).

Côté Cour des comptes, Jean-Michel Mota, le DSI arrivé voici environ un an, explique son recours à  la centrale par une volonté de retrouver de l'agilité face à  une kyrielle de projets lancés en parallèle et devant aboutir dans des délais très courts. Le tout assorti d'une stricte maîtrise des budgets, exemplarité de la Cour des comptes oblige  ! «  Notre projet de refonte du SI touchait de nombreux domaines  : suivi de l'activité, relation contrôleurs-contrôlés, collaboratif., raconte le DSI. De mon point de vue, il s'agissait toutefois de besoins relativement simples ne nécessitant pas d'appels d'offres spécifiques   ». D'o๠le recours à  la centrale pour ce projet de 15 mois totalisant plusieurs millions d'euros de budget.

La Cour des comptes s'est également appuyée sur l'Ugap pour mener à  bien un projet de moteur de recherche unifié coiffant l'ensemble des bases documentaires de la Cour. Un projet mené en 4 mois avec la solution Exalead (le moteur de Dassault Systèmes), référencée par la centrale d'achat. «  En un an, nous avons complètement réorienté notre politique d'achat en stoppant la création de nouveaux marchés spécifiques. Ces derniers ont, au total, été réduits de 50 %   », explique Jean-Michel Mota. La seule contrainte  ? «  Il faut faire correspondre nos besoins aux offres du catalogue PII   ».

Suivre la performance dans la durée

Pas toujours simple, comme le raconte Hélène Genay-Lenay, responsable des relations fournisseurs de la CNAF (Caisse Nationale d'Allocations Familiales). «  A chaque fois, nous comparons les offres du marché avec le catalogue Ugap. Si on se situe dans une fourchette de prix identique, il est plus intéressant de passer par la centrale, assure l'acheteuse intégrée à  la DSI de la CNAF. A condition que l'offre Ugap corresponde à  nos besoins bien sûr  !   ». Pour Hélène Genay-Lenay, l'existence de la centrale ne dispense pas les DSI du secteur public de travailler en direct avec les prestataires ou fournisseurs. Ne serait-ce que conserver leur connaissance du marché.

Un risque dont semble être conscient l'Ugap, qui a mis au point des tableaux de bord permettant de mesurer la performance des achats passant par ses services dans la durée. A ce jour, selon l'organisme, 70 % du chiffre d'affaires serait couvert par ces indicateurs.

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