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Logiciel de Réservation de Bureau | L’Outil Clé des Entreprises Modernes
Travailler trois jours au bureau et deux jours à la maison est devenu la norme pour beaucoup d’employés. Les confinements forcés liés au COVID-19 ont bousculé notre manière de travailler. Les entreprises comme les salariés réalisent les avantages d’autoriser plus de flexibilité dans le cadre professionnel.
Cependant, cela implique de repenser l’espace de travail, de l’optimiser au mieux et d’utiliser un logiciel de réservation de bureau. Pourquoi ? Car la vision que l’on a du bureau change. Il y a de fortes chances que ce dernier devienne alors obsolète et inapproprié à un modèle de travail hybride. Comment savoir s’il y a assez de postes de travail individuels et de salles de réunion pour tout le monde ? Connaissez-vous le taux d’occupation de vos locaux ? Vos salariés sont-ils certains d’avoir accès à un bureau adapté à leurs besoins ?
L’expérience, le bien-être et la satisfaction employés sont également des critères clés. Ainsi, l’idée de prendre en compte que certains de vos collaborateurs sont plus productifs quand ils sont entourés de leurs collègues alors que d’autres requièrent un espace personnel pour mieux se concentrer est primordiale. Cela vous paraît compliqué ? Pas de panique, une application flex office est l’alliée idéale des entreprises hybrides ! Asseyez-vous confortablement, on vous donne toutes les informations à connaître sur cet outil incontournable en quelques lignes !
Une réponse à un nouveau mode de travail
Le principe d’un modèle de travail hybride consiste à laisser vos coéquipiers travailler depuis plusieurs endroits (bureau, maison, espace de coworking, café…). Ce concept conquit aussi bien les entreprises que les employés, car il offre de nombreux avantages. Entre autres, il facilite un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, augmente la productivité et répond aux besoins des salariés, notamment ceux des Millennials et de la Gen Z.
Néanmoins, cela conduit à plusieurs changements dans l’utilisation de l’espace de travail. Par exemple, i se peut que certains jours, vos locaux ne soient alors occupés qu’à 50 %. De plus, travailler de manière plus flexible donne une toute nouvelle vision du bureau. Les employés considèrent les jours en présentiel comme des occasions pour travailler sur des projets communs et créer un lien avec leurs collègues. Le bureau devient ainsi un lieu de rencontres et d’échanges avant tout.
Une solution efficace pour les entreprises comme pour les salariés
La gestion d’un flex office diffère de celle d’un environnement de travail classique. Un logiciel de réservation de bureau est une ressource indispensable aussi bien pour les employeurs que pour les employés. Du point de vue d’un employeur, il vise à mieux structurer et optimiser votre espace de travail partagé. Ce système vous aide notamment à analyser les taux d’occupation de vos bureaux, et ainsi, à déterminer vos besoins en matière d’espace afin de les améliorer leur agencement et leur utilisation.
Le but ultime d’un logiciel de réservation de bureau reste néanmoins de fournir à vos employés un outil simple pour planifier et organiser leur emploi du temps hybride. En quelques clics, ils indiquent les jours de télétravail et ceux en présentiel. Ils choisissent ensuite l’espace de travail (salles de réunion, postes de travail individuels, zones collaboratives…) le mieux adapté à leurs impératifs.
Pourquoi utiliser une application pour flex office ?
Facilite la gestion des espaces de travail flexibles
Au sein d’un environnement de travail hybride, fournir un bureau attitré à chacun de vos salariés n’a plus de sens. Il devient donc primordial de repenser l’espace de travail et de trouver une solution pour que chaque employé puisse avoir un poste de travail disponible sur ses jours en présentiel. En utilisant un logiciel de réservation de bureau, vous avez une idée précise de qui travaille où et quand.
Grâce à cet outil technologique, vos collaborateurs peuvent gérer leur emploi du temps et réserver leur bureau à distance et à n’importe quelle heure. Il leur suffit de se connecter via l’application mobile ou sur leur pc. Ils ont ensuite un aperçu des espaces de travail disponibles à l’heure et à la date auxquelles ils souhaitent se rendre au bureau. En quelques clics, vos bureaux se remplissent, les conflits de planning disparaissent et vos collaborateurs sont satisfaits !
Répond aux attentes des salariés en termes de flexibilité au travail
Le travail à distance a conquis le cœur des employés. Selon une infographie réalisée par ADP sur les attentes des travailleurs en 2022, 64 % d’entre eux considéreraient chercher un autre emploi si leur employeur imposait un retour en présentiel à 100 %. Réorganiser votre modèle de travail et répondre aux attentes des salariés est donc essentiel en cette période de Grand Remaniement.
La flexibilité, à travers un emploi du temps hybride ou un aménagement flexible du temps de travail, devient un des piliers de cette nouvelle ère professionnelle. L’utilisation d’une application flex office facilite alors l’introduction de ce mode de travail innovant en résolvant les éventuelles problématiques qui peuvent apparaître dans un environnement de travail hybride.
Améliore l’expérience employés
Malgré tous les avantages du travail hybride, cette approche peut montrer aussi certains inconvénients. Le plus fréquent découle d’une gestion des espaces non adaptée au travail flexible qui conduit alors à la frustration et au mécontentement des salariés affectés. Pour éviter qu’une initiative visant à améliorer l’expérience employés ne crée l’effet contraire, mettre en place un système d’organisation efficace et bien communiquer avec vos collaborateurs sont deux étapes fondamentales.
Du point de vue de l’organisation, un outil de réservation de postes de travail devient alors votre meilleur allié. Facile d’utilisation, il résout tous les problèmes liés à la logistique d’un environnement de travail flexible. Vos salariés peuvent alors :
- gérer leur emploi du temps à l’avance ;
- réserver l’espace de travail qui leur convient ;
- mieux planifier l’organisation de projets collaboratifs ;
- mieux jongler entre leurs vies personnelles et professionnelles ;
- gagner en productivité et en efficacité.
Contribue à une meilleure optimisation de l’espace et des coûts
À quoi bon garder une centaine de bureaux individuels si seulement 50 % d’entre eux sont utilisés chaque jour ? Vos employés ont-ils besoin de plus de salles de réunion pour collaborer lorsqu’ils se retrouvent en présentiel ? Votre espace de travail est-il adapté au mode de travail flexible ? Car oui, passer d’un modèle classique à un schéma hybride change complètement la manière dont vos bureaux sont utilisés.
Il est primordial de prendre cet aspect en considération pour revaloriser l’aménagement de votre environnement de travail à ce nouveau concept et pour l’ajuster aux attentes de vos employés. Vous optimisez ainsi l’utilisation de vos locaux, mais ce n’est pas tout. La majorité du temps, vous baissez vos coûts également en diminuant vos charges (loyer, chauffage, eau, électricité…).
Les salariés évoluent dans un environnement de travail qui répond à leurs besoins et vous réduisez vos coûts. Elle n’est pas belle la vie en mode hybride ?
Booste la collaboration et la productivité
Bien souvent, les équipes hybrides profitent du temps passer au bureau pour privilégier le travail collaboratif et gardent les tâches individuelles pour les journées en télétravail. Le logiciel de réservation de bureau leur permet non seulement de réserver l’espace de travail dont ils ont besoin, mais aussi de s’organiser par rapport aux emplois du temps de leurs collègues.
En quelques clics, ils ont accès aux plannings de leurs coéquipiers. Ils peuvent alors décider ensemble les jours sur lesquels ils souhaitent se retrouver pour travailler sur leurs projets communs. Pouvoir gérer leurs emplois du temps de manière aussi flexible devient une véritable source de satisfaction, de motivation et d’engagement pour les salariés.
Offre une solution simple et efficace aux entreprises de demain
Un logiciel de réservation de bureau comme celui proposé par deskbird constitue un outil numérique indispensable pour toutes les entreprises prêtes à adopter les futures tendances professionnelles. Terminé les plannings en version papier, la frustration d’être venu au bureau sans avoir un poste de travail disponible, les pertes financières liées à des coûts mal optimisés… Une application pour bureaux hybrides représente une solution digitale simple et efficace. Après avoir déterminé vos besoins et collecté les avis de vos salariés, il ne vous reste plus qu’à trouver le système de réservation d’espaces de travail idéal. Pour cela, quelques informations clés sont à prendre en compte.
Quel logiciel de réservation de bureau choisir ?
Les fonctionnalités à privilégier pour une application flex office
Tout comme votre entreprise est unique, les besoins de vos employés le sont tout autant. Le but premier d’un système de réservation de bureaux est de les aider à profiter de tous les avantages du travail flexible, sans les inconvénients. Il est donc essentiel de trouver une application flex office qui corresponde à leurs besoins.
Il existe plusieurs outils de ce type et l’engouement face au travail hybride ne cesse de faire croître le nombre d’offres dans ce domaine. Toutefois, gardez en tête qu’un logiciel qui fonctionne pour votre concurrent ne signifie pas qu’il aura les mêmes retombées sur votre business.
Avant de commencer vos recherches, analyser vos besoins et connaître les attentes de vos employés à ce sujet est une étape incontournable. Vous pouvez obtenir ces informations en organisant une réunion avec tous vos salariés ou en leur demandant de remplir un questionnaire. Une fois cette étape réalisée, certaines fonctionnalités clés restent néanmoins à privilégier. On vous recommande de prêter une attention particulière aux points suivants :
- disponibilités en version mobile et web ;
- intégrations faciles sur vos logiciels RH, plateformes de communications et autres outils professionnels ;
- prise en main simple et rapide ;
- système de connexion sécurisé ;
- options de configuration personnalisée.
La plateforme de gestion des espaces hybrides deskbird
L’année passée, deskbird est devenu le leader européen des plateformes de gestion des espaces de travail flexibles (revenez sur cette année haute en couleur en revoyant les événements qui ont marqué deskbird en 2022). D’où vient notre succès ? Comment peut-on vous aider à développer votre modèle de travail hybride ? Outre notre détermination à assister les entreprises dans cette transition, la force du système de réservation de bureau deskbird réside dans notre volonté de faire de la satisfaction et du bien-être des salariés notre priorité. Ainsi, pour nous, les exigences des employés comptent tout autant que celles des employeurs.
Pour plonger dans l’univers deskbird, on vous propose de tester gratuitement notre logiciel pour avoir une expérience concrète. Autrement, on vous a concocté une liste des principales qualités de notre application de réservation de bureau. En utilisant deskbird, vous pouvez notamment :
- Obtenir une configuration sur mesure pour répondre au mieux à vos besoins.
- Consulter des rapports d’analyses complets pour améliorer constamment votre environnement de travail.
- Accéder à une carte interactive de vos bureaux pour aider vos salariés à trouver facilement le poste de travail qui leur convient.
- Réserver des places de parking à distance pour ne plus avoir à se soucier des problèmes de stationnement quand ils travaillent en présentiel.
- Intégrer le système de réservation deskbird à tous vos supports de travail (Slack, Google Meet, MS Teams, etc.).
- Permettre à vos employés de gérer leur planning de travail en seulement deux clics.
- Enfin, adopter un modèle de travail qui répond aux exigences du monde professionnel de demain !
Cet article touche (déjà) à sa fin ! On espère que cela vous aide à une meilleure idée des enjeux liés au travail hybride et de la solution à votre portée. Le télétravail devient la norme pour de nombreuses entreprises à l’échelle internationale et une priorité pour les nouvelles générations de travailleurs. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de réservation de bureau, vous répondez à cette demande tout en gérant votre espace de travail efficacement.
Vous aimeriez avoir un aperçu de comment fonctionne une application flex office ?
Réservez une démo avec deskbird et découvrez les avantages d’un système de réservation de bureaux moderne et facile d’emploi !
Paulyne Sombret – deskbird
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