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Ressources humaines : comment être plus efficace ?
Le fonctionnement d'une entreprise est basé sur de nombreux facteurs. Elle est assimilable à un moteur qui ne pourra fournir le meilleur de lui-même si certains engrenages sont manquants. Même s'ils sont relativement nombreux, certains services ont une place privilégiée dans l'entreprise. Il s'agit en l'occurrence des collaborateurs qui constituent le coeur de la société. Sans un personnel dynamique et dévoué, il est impossible qu'une structure prospère. La gestion de l'ensemble des processus qu'ils engendrent est confiée au service des ressources humaines qui abat un travail conséquent. Il est alors opportun de prendre les bonnes dispositions pour que ce service soit plus efficace afin de remplir correctement ses fonction
Comment simplifier votre travail en tant que responsable RH ?
Le service des ressources humaines est connu pour demander beaucoup de travail. Ce fait est d'autant plus vrai lorsqu'il s'agit d'une entreprise avec un effectif relativement important. Dans ce cas, il revient au responsable du service de prendre les bonnes décisions pour fluidifier et faciliter l'exécution des tâches.
Évaluez votre charge de travail
Avant de vous lancer, vous devez commencer par avoir une idée précise de ce qui doit être fait pour mettre en place un plan d'actions cohérentes. Autrement dit, il est judicieux d'évaluer la charge de travail du département afin de mieux la traiter. Dans ce sens, vous devez analyser divers éléments tels que le contenu du travail, son organisation et même les ressources disponibles. Pour aller plus loin, pensez à décortiquer les modalités de collaboration avec les autres services de l'entreprise.
Identifiez les tâches qui peuvent être simplifiées
Durant votre analyse du contenu du travail, vous serez amené à faire le point de toutes les missions qui incombent aux ressources humaines. Parmi les nombreuses tâches qui sont les vôtres, il y en a forcément qui peuvent être simplifiées. Il peut être question d'une diminution d'étapes ou d'une réduction des démarches qui y sont liées.
L'idée est de les rendre plus simples à réaliser en ôtant les phases superflues. Si le processus de recrutement implique par exemple une phase d'entretien avant la présélection, cette dernière peut être supprimée. Il serait plus judicieux de remplacer cet entretien par un questionnaire à remplir, qui récapitulerait toutes les informations que vous recherchez. Ainsi, la présélection pourra être réalisée rien qu'en analysant les fiches des postulants.
Répartissez ou déléguez les tâches à accomplir
Une autre façon de simplifier le travail du service des ressources humaines est d'assurer une bonne répartition des tâches. Une charge lourde est plus difficile à porter par une seule personne, mais devient tout de suite plus légère lorsque plusieurs personnes s'y attellent. Il en est de même pour le travail. Vous devez veiller à répartir convenablement les tâches à tous les collaborateurs du service RH. Si ces derniers ne sont pas assez nombreux, pensez à déléguer quelques missions à d'autres personnes.
Outils et ressources pour plus d'efficacité
Toujours dans l'optique de rendre les ressources humaines plus efficaces, il est envisageable d'intégrer l'usage d'outils. Ils peuvent être digitaux ou non, et vous aider à améliorer l'organisation de certains aspects importants du travail.
Logiciel de paie
L'usage d'un logiciel de paie pourra être salvateur pour le service des ressources humaines. En effet, la gestion des salaires est une tâche importante et surtout récurrente. Elle est effectuée tous les mois. Cela veut dire que périodiquement, il faut rédiger les fiches de paie et mettre les informations de chaque salarié à jour. Lorsque cela est fait manuellement, cela demande du temps et de la concentration.
Avec un logiciel de paie, les fiches peuvent être générées automatiquement. Vous pourrez donc faire en quelques secondes ce qui nécessitait des jours ou plus. Le gain de temps est donc considérable. Des erreurs pourront également être évitées au maximum. Par ailleurs, ces solutions font office de banque de données, et sauvegardent toutes les informations entrées. Les pertes de données ne seront plus que de mauvais souvenirs. Ce sont autant de raisons pour lesquelles nous vous les recommandons.
Outil de gestion du temps de travail
Il peut arriver que les ressources humaines soient chargées de superviser le temps de travail des collaborateurs. Il s'agit d'une réalité dans les entreprises qui fonctionnent sur un système de rotation ou de « shift ». Avec les demandes de congés ou d'absences, il est parfois très compliqué de se retrouver dans l'élaboration des programmes.
Dans ce sens, il est préférable d'opter pour un outil de gestion du temps de travail qui favorise une bonne planification. En général, il est possible, en quelques clics, de déterminer le planning sur plusieurs jours. Lorsque vous ajoutez des variables comme les absences et les congés, la solution met automatiquement à jour le programme en les prenant en compte.
Stratégies pour rester organisé et maîtriser la situation
L'efficacité réside aussi dans une bonne organisation et une maîtrise absolue des différentes situations qui peuvent survenir. Pour y arriver, vous devez élaborer de bonnes stratégies. Premièrement, pensez à définir des priorités. Toutes les tâches ne se valent pas. Une tâche urgente et importante doit être prioritaire par rapport à une autre qui est juste importante. C'est ainsi que vous pourrez bien gérer votre temps, et éliminer les obstacles de manière progressive. Cette astuce diminue également le stress.
Deuxièmement, vous pouvez tenir un tableau de progression pour les différentes tâches. Un grand nombre d'outils collaboratifs offrent cette fonctionnalité pour faciliter la collaboration. Elle permettra à toutes les personnes du service de savoir quelle tâche est en cours, terminée ou non entamée.
Pour finir, faites en sorte de déterminer des délais (deadline) pour chaque tâche à réaliser. Le principe n'est pas de mettre la pression à vous-même ou à vos collaborateurs. Il est question de bien gérer le temps de travail pour éviter d'en perdre inutilement. Les délais doivent donc être réalistes.
Comment gérer les situations délicates avec aisance ?
Il faudra apprendre à bien gérer les situations délicates qui peuvent survenir et freiner le bon déroulement des activités. Votre efficacité sera mesurée à la rapidité avec laquelle vous permettez un retour à la normale. En tant que responsable des ressources humaines, vous pouvez être obligé de faire face au comportement difficile de certains collaborateurs, ou encore à des conflits entre ceux-ci.
Dans l'un ou l'autre des cas, il est important de privilégier le dialogue. Lorsqu'un employé sent le besoin d'exprimer son mécontentement, vous devez être à son écoute afin que celui-ci se débarrasse de ce qui le frustre. Dans le cas contraire, les répercussions sur le travail risquent d'être visibles.
Il en est de même lorsqu'il est question de conflits. Il est recommandé de discuter avec toutes les parties impliquées afin de faire un état des lieux. Vous pourrez ensuite les confronter dans l'espoir de trouver ensemble des solutions efficaces pour éliminer les tensions. Il y a tout de même certains cas dans lesquels vous serez dans l'obligation d'appliquer des sanctions progressives.
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Par La rédaction
2 min.Par Clément Bohic
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