Comment GBCP bouleverse l'IT de 700 établissements publics

Ils partirent 700, mais faute de prompt renfort, ne seront finalement que 370 à arriver à bon port à l'échéance dite, le 1^er janvier 2016. 'Ils', ce sont les organismes publiques concernés par une réforme appelée GBCP - soit Gestion Budgétaire et Comptable Publique - qui cache une nouvelle étape dans la réforme de la comptabilité de l'Etat et de ses organismes. Concrètement, ce décret de 2012 impose à l'Etat, aux collectivités territoriales, à leurs groupements ainsi qu'aux opérateurs publics dont le financement est majoritairement public, la mise en place d'une comptabilité budgétaire. Des principes découlant de la LOLF (Loi organique sur la loi de finances) que l'administration d'Etat a déjà adoptés via le projet Chorus (un progiciel basé sur SAP) et que près de 700 organismes publics ont été sommés d'appliquer avant le 1^er janvier prochain. Soit environ un organisme public sur deux.

Le chantier passe par une sérieuse remise à niveau des logiciels comptables dans chaque organisation. « Globalement, les solutions informatiques spécifiques au secteur public nécessitent des adaptations plus importantes que les offres PGI qui peuvent s'adapter beaucoup plus facilement au nouveau contexte », précise Philippe Triscos, responsable de la mission GBCP au sein de l'AIFE (Agence pour l'informatique financière de l'Etat), l'administration chargée de piloter le chantier. Pour Hélène Barrios, la directrice générale de Cegid Public, une filiale dédiée aux collectivités et établissements publics que l'éditeur français a créée en 2008, suite au rachat de Civitas, « le gros changement pour les établissements concernés réside dans l'attestation du service fait qui doit précéder le traitement de la facture ».

Un déploiement par vagues

Bref, établissement par établissement, le projet est à la fois technique et organisationnel. « Aucun éditeur n'a intégré la mise à jour GBCP dans sa maintenance car on parle là d'une modification structurelle, confirme Hélène Barrios. Chez Cegid, la mise à niveau du noyau sur le périmètre déjà acheté par le client est incluse. Mais pas les nouvelles fonctionnalités, comme les fonctions permettant de gérer le budget en pluriannuel. » Pour les petits opérateurs, la facture globale peut tourner entre 30 000 et 50 000 euros, selon elle. Dans les organisations plus importantes, le budget du projet se chiffre plutôt en centaines de milliers d'euros. « Mais ces coûts seront contrebalancés par des gains de productivité, une meilleure traçabilité, une transparence financière renforcée, assure la dirigeante. On estime qu'en vitesse de croisière, GBCP permettra de diminuer de 15 à 25 % les coûts associés au processus global. »

Reste que conduire de front 700 projets de refonte de progiciels, devant atterrir tous à une échéance unique, était une gageure. Face à l'ampleur du chantier, l'AIFE a concédé au printemps dernier d'étaler les déploiements sur toute l'année 2016. « Après avoir tenu bon sur le calendrier jusqu'au printemps, et devant l'ampleur des travaux et le nombre de projets, l'AIFE a consulté les éditeurs pour savoir s'ils parviendraient à emmener leurs bases installées vers GBCP aux dates prévues. Un éditeur a alors négocié des vagues de migration avec l'AIFE, s'étalant entre janvier 2016 et janvier 2017. Ce qui a ouvert la porte aux autres », raconte Gérard Bialek, directeur commercial de Qualiac, un éditeur qui a profité de la réforme GBCP pour s'immiscer sur ce marché.

Philippe Triscos, de l'AIFE, explique ce changement de pied par le fait que certains projets peuvent s'avérer complexes pour les établissements concernés. Notamment lorsque leurs systèmes d'information n'ont pas été mis à jour récemment. « Dans ce cas, à condition de produire un plan projet justifié, les éditeurs ou les organismes individuels ont la possibilité de décaler la mise en oeuvre d'un outil adapté au 1^er janvier 2017. Ce décalage de la mise en oeuvre du système d'information ne soustrait pas l'organisme de son obligation de présenter son budget 2016 selon les règles GBCP », détaille le responsable de l'AIFE. Comprendre : les établissements dont les SI ne seront pas prêts au 1^er janvier auront tout de même l'obligation de produire des états comptables compatibles GBCP. « Fin 2014, la mission GBCP a lancé une enquête sur la maturité des établissements vis-à-vis de la réforme. Peu d'entre eux étaient prêts. C'est un des éléments qui a conduit à adopter une approche différente », dit Arnaud Dugimont, le responsable commercial établissements publics de GFI, un des principaux éditeurs sur ce secteur.

GFI : 250 établissements à migrer

Mais cette difficulté des établissements à tous s'aligner sur la date du 1^er janvier résulte aussi de quelques cas particuliers. Si tous les éditeurs concernés - ceux qui équipent les 700 établissements qui doivent migrer - disposent d'une offre GBCP, la présence de GFI chez un grand nombre d'établissements ou encore le déploiement d'une solution adaptée sur un grand nombre de sites (le cas de l'agence de mutualisation des universités et établissements, Amue, équipée de SAP) font partie des éléments qui ont poussé l'AIFE à réfléchir à une logique de vagues. Au 1^er janvier, l'Amue déploiera ainsi seulement 22 des 96 universités et écoles concernées par la mise en oeuvre du décret GBCP. « Les plus gros organismes ont parfois prévu, comme le CNRS, de mettre en oeuvre progressivement les fonctionnalités GBCP au cours de l'année 2016, en garantissant la mise en oeuvre d'un coeur comptable et budgétaire dès le 1^er janvier, ajoute Philippe Triscos. Par ailleurs, quelques organismes (une dizaine) ont, pour des raisons particulières de complexité ou d'organisation interne, demandé un décalage de la migration de leur outil. Il s'agit dans la plupart des cas de mettre en oeuvre des projets informatiques globaux, prévus de longue date, dont le périmètre est plus large que celui du décret GBCP. » Toute une série de cas particuliers qui expliquent le passage d'une logique de Big Bang généralisé à une migration par vagues entre le 1^er janvier 2016 et le 1^er janvier 2017.

Dès octobre 2014, nous signalions dans nos colonnes les difficultés que ne manqueraient pas de soulever l'importance de la base installée GFI, signifiant autant de projets concomitants. L'éditeur assure toutefois que le passage à une logique de vagues résulte d'une décision ministérielle annoncée lors d'une réunion en début d'année. Et non de pressions qu'il aurait exercées faute de pouvoir tenir les délais. « Il y avait un débat sur le démarrage simultané des quelque 300 établissements (le nombre approximatif d'établissements utilisant une solution GFI et concernés par la migration, NDLR). Mais l'Amue aussi posait question, en raison du grand nombre de sites concernés. In fine, tout le monde était plus ou moins d'accord sur l'état d'avancement du chantier », assure Tommy Verdon directeur du pôle finance (qui cible le secteur public) de la branche logicielle de GFI.

Précisément, 256 établissements faisant partie des bases installées GFI sont touchés par la réforme (en réalité plus car les 26 Agences régionales de santé comptent pour une seule unité). Mais sur différents produits : Sirepa (environ 70 comptes), Win M9 et Adix, éditeur racheté en 2012 et proposant lui-même 3 produits différents. Pour assurer la compatibilité GBCP, GFI proposera 3 progiciels (Sirepa v5, Win M9.Net et SSP, un progiciel natif GBCP). Bref, les établissements sous Adix - environ 150 - ne bénéficient pas d'une montée de version et doivent migrer vers un nouveau progiciel.

Pénurie de compétences

Un choix de simplification que défend Tommy Verdon : « Si nous avions proposé de nouvelles versions pour chaque produit Adix, nous aurions compté 11 produits financiers dédiés aux établissements publics, entre les versions GBCP et les versions non-GBCP ! Nous avons tenu plusieurs réunions avec les utilisateurs Adix pour les informer de ces évolutions. Dans la situation actuelle, la réforme GBCP aboutit déjà, pour GFI, à maintenir 5 produits. Couplé au calendrier imposé et au fait que cette réforme nous détourne de la recherche de nouveaux contrats, GBCP n'est clairement pas une opportunité financière pour GFI. »

Gérard Bialek

L'éditeur a donc fait le choix d'une migration par vagues, avec 50 sites volontaires migrant le 1^er janvier prochain, selon les chiffres de l'AIFE. Les autres fourniront au cours de l'année qui vient les états GBCP demandés par Bercy via une option incluse dans la maintenance. Car, même si GFI assure que ses versions GBCP étaient prêtes en juillet, mener autant de projets de front aurait posé un sérieux défi en termes de ressources humaines. « La mise en oeuvre de chaque projet nécessite un accompagnement en termes de services. On ne pouvait pas se positionner sur 300 établissements simultanément sans privilégier les uns par rapport aux autres », dit Tommy Verdon. « La pénurie de compétences chez les intégrateurs est une réalité. C'est aussi ce qui a poussé à une extension de la réforme en vagues », abonde Gérard Bialek de Qualiac.

Bases installées GFI : Cegid et Qualiac aux aguets

Reste que la complexité inhérente à la migration des multiples bases installées GFI suscite des convoitises. A commencer par celles de Cegid Public, qui voit dans GBCP une occasion de rebattre les cartes sur le marché. L'éditeur, qui dit équiper entre 100 et 120 établissements concernés par la réforme, explique avoir investi sur le sujet GBCP dès la sortie des premières spécifications, il y a environ deux ans. « Nous avons gagné des contrats grâce à la réforme. Lors des consultations, les clients se sont rendus compte que nous étions les seuls à être prêts », affirme Hélène Barrios. Et de citer dans la foulée les noms de quatre établissements qui auraient basculé sur l'offre Cegid à la faveur de GBCP. Objectif affiché par l'éditeur lyonnais : capter une bonne cinquantaine de comptes sur 3 à 4 ans. « Car ceux qui sont coincés aujourd'hui vont s'en souvenir », veut croire la directrice générale de Cegid Public.

Une façon de parler de GFI sans le nommer, même si Cegid confirme avoir développé des outils pour faciliter la reprise de données pour les clients de son concurrent. Pour Qualiac, nouvel entrant sur ce marché de l'équipement logiciel des établissements publics, cibler la base installée GFI semble également naturel. Une conséquence logique de la position ultra-dominante de l'éditeur-intégrateur, qui équipe environ un établissement sur deux concerné par GBCP. Mais pas uniquement. « Il semblerait que l'offre de GFI ait mis du temps à être tout à fait claire pour les établissements concernés. Car ce concurrent dispose de beaucoup de produits - 4 au total - sur ce marché. Il a pu y avoir des hésitations », relève Gérard Bialek.

GFI défend ses positions

« Dès 2011, nous avons eu vent de la réflexion sur la préparation d'une ordonnance GBCP (finalement publiée en novembre 2012, NDLR), raconte le dirigeant de l'éditeur originaire d'Aurillac. Nous avons donc développé une offre à destination des établissements publics nationaux (EPN), marché où nous n'étions pas présents auparavant. Pour nous, GBCP constitue très clairement une occasion d'étendre nos marchés. » Qualiac a investi environ 1 000 jours homme en développement sur la base de la souche logicielle de son produit conçu pour les entreprises privées. L'éditeur rassemble aujourd'hui 12 clients parmi les établissements publics et assure être positionné sur 6 à 10 autres appels d'offre. « Et on assiste à un nouveau phénomène. Car, en plus des organisations soumises à GBCP, il existe 606 autres établissements publics nationaux non concernés par la réforme, mais qui s'intéressent aux produits compatibles pour des questions d'optimisation du reporting à l'Etat », dit Gérard Bialek.

Côté GFI toutefois, on assure que la réforme ne sera pas synonyme d'hémorragie parmi les bases installées maison. « Clairement, GBCP a renforcé la concurrence sur le secteur. Mais, in fine, très peu de nos clients nous quittent, dit Tommy Verdon. D'abord parce que la logique de montée de version qui se profile pour la plupart d'entre eux est bien plus intéressante financièrement que de repayer des licences et d'effectuer un projet de mise en oeuvre à partir de zéro. Par ailleurs, GFI est un acteur spécialisé sur la finance publique, nous n'avons aucune offre en dehors de ce secteur. Nous jouons donc gros, très gros. » Selon GFI, sur les 150 clients Adix, 130 à 135 resteront fidèles à ses solutions après la réforme. « Et cela ne signifie pas forcément que nous ayons perdu 15 comptes », assure Arnaud Dugimont, évoquant notamment des fusions d'établissements.

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