IT Life: Le Conseil Général 77 opte pour la BI... utilisateurs

Le CG 77 ne chôme pas. Il prévoit d'élargir la mise à disposition d'outils de suivi des activités, fort du succès rencontré avec les solutions mises en place ces trois dernières années. Ses choix remontent à 2008. Il recherchait alors une solution pouvant soutenir son projet de pilotage des activités de ses différents services, projet baptisé «démarche de performance».
Trois principaux objectifs avaient été fixés :
- disposer d'une vision claire et synthétique des politiques publiques,
- bâtir un système de pilotage départemental pour pouvoir analyser les orientations, les résultats et les moyens définis,
- élaborer de nouveaux outils de gestion pour aider les différentes directions à construire leurs budgets en respectant les contraintes budgétaires et les orientations de politique générale

La solution retenue, pour le suivi des performances, s'appuie sur la plateforme QlikView.
Le CG 77 a sélectionné cette solution lors d'une présentation faite sur un salon par la société de service ACSSI, partenaire de QlikTech.

«Nous avons notamment été séduits par l'interface conviviale de cette solution et sa puissance d'analyse», explique Nelly Dufour, directrice du Contrôle de gestion et de l'audit, une direction créée fin 2008.«Nous avions besoin d'outils de pilotage par service, comme le reporting pour la direction générale, les indicateurs annuels de performance, avec un suivi automatique des indicateurs. Il était important que ces données, ces indicateurs de performance soient accessibles aux décideurs  et aux 380 managers (qui encadrent les divers métiers au sein de l'administration du Département). Et nous voulions automatiser et faciliter les accès aux données».

Jusque là, le Département n'utilisait que la solution Business Object (SAP).
«Nous recherchions un outil fédérateur. Car nous voulions développer un système de pilotage cohérent pour les différents champs de compétence du Département. - les personnes âgées, le transport ou les collèges,  etc.»

Rendre les utilisateurs autonomes

«La solution de QlikTech nous permet d'innover en développant de nouveaux axes d'analyses. Elle permet aussi d'accéder très simplement et en toute liberté à l'information. Cet outil nous aide à améliorer notre performance publique locale » témoigne Florence Labigne-Peleau, directrice générale des services.

Les diverses fonctions possibles ont pu être vérifiées. Les outils de pilotage sont accessibles par des non-spécialistes et s'avèrent très conviviaux. L'utilisation de Qlikview est plus aisée que BO pour des non-initiés. Et surtout, l'outil permet de creuser des données de façon dynamique.

«Ici, c'est dynamique. Par exemple, pour suivre l'évolution des dépenses de transport scolaire, le manager peut élargir le périmètre et comparer différentes hypothèses en allant chercher les données dans l'application de gestion.
Il n'y a pratiquement pas besoin de formation. Les utilisateurs doivent juste savoir ce qu'ils recherchent. Notre objectif majeur  a été de les rendre les plus autonomes possible.»

Les utilisateurs se sont rapidement approprié l'outil. «Ils apprécient l'ergonomie et les performances. Nos collègues des autres Conseils généraux sont toujours étonnés de la rapidité d'obtention des résultats et de la qualité des restitutions», explique Nelly Dufour.

«Nous avons défini les process de travail début 2010. Aujourd'hui 150 personnes utilisent la solution».

Une douzaine d'applications déjà réalisées

Dès la première année de démarrage, le Conseil général de Seine-et-Marne a mis en place une douzaine d'applications, qui correspondent à la nouvelle arborescence des politiques publiques et permettent de piloter les programmes annuels de performances. «Les tableaux de bord reprennent les orientations stratégiques et leur déclinaison en objectifs, en indicateurs de suivi et en résultats attendus».

L'une des premières applications développées avec QlikView concerne l'aide sociale à l'enfance. Ce service ne disposait pas, jusque là, de données en temps réel partagées par les différents acteurs du secteur. Aujourd'hui, grâce à cet outil, le service assure beaucoup mieux le suivi de l'activité et des dépenses.

L'objectif premier était de maîtriser les dépenses sur cette activité, représentant près de 14% du budget total, tout en favorisant l'accueil familial des enfants.

Grâce à un pilotage affiné des activités, grâce à des axes d'analyses (par tranches d'âge, par localisation géographique.) il devient possible d'explorer les données en détail pour connaitre immédiatement les effectifs et prévoir les potentiels d'accueil tout en restant dans les limites budgétaires.

Le fait de raccourcir le lien entre les objectifs et les moyens a profondément changé le mode de fonctionnement. «Les données obtenues avec la solution permettent d'avoir des échanges réalistes et concrets pour mieux orienter les actions».

Les perspectives 2013 et au delà

Aujourd'hui, l'objectif visé est le développement d'applications sectorielles, comme le transport scolaire, la culture - notamment là où il y a des besoins de restitution des informations.
«D'ici 15 à 18 mois, nous pensons que le nombre d'utilisateurs de la solution aura doublé dans les services. Car la motivation, l'apprentissage et l'expertise autour du produit se construisent par émulation, un peu comme le marketing viral. Il restera, bien sûr, la question du budget».

Pour les applications de l'aide sociale à l'enfance, la définition des besoins, l'alimentation de l'entrepôt et le développement du projet ont nécessité une trentaine de jours d'intervention de la société de service (ACSSI). En contrepartie, les économies budgétaires réalisées grâce à l'amélioration du pilotage ont dépassé le million d'euros.

L'enveloppe budgétaire pour la partie logicielle serveur a été d'environ 25 K-euros, et pour 22 licences nommées, il faut compter 21 K-euros, et pour 3 licences avec des fonctions particulières, 19 k-euros. Le serveur est mutualisé. Le coût de maintenance est, comme classiquement, de 20%.

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Le CG 77 en chiffres

Avec un budget de 1,3 milliard d'euros, le Conseil général 77 emploie 5.000 personnes. Comme les autres Conseils généraux, il a en charge  les compétences sociales, les collèges, les routes.
Il représente 50% de la superficie de l'Ile de France.