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Bien choisir son logiciel OCR : bonnes pratiques et questions pour vous guider
La taille du marché mondial de l’OCR devrait atteindre 26,31 milliards de dollars US d’ici 2028. Ce n’est pas une surprise, car le besoin de logiciels OCR est en constante augmentation.
Certaines personnes souhaitent convertir des documents papier en fichiers PDF consultables, tandis que d’autres veulent extraire certaines informations à l’aide d’un logiciel OCR, dans le but d’automatiser les tâches administratives.
Il existe de nombreux cas d’utilisation et de nombreux fournisseurs parmi lesquels choisir.
Mais comment bien choisir son logiciel OCR ? Comment faire le tri parmi la pluralité de fournisseurs ? Trouver celui qui vous est le plus adapté ? On vous a posé une colle ? Eh bien parfait, à la fin de cet article, vous saurez non seulement définir ce qu’est l’OCR en employant le bon vocabulaire mais également la marche à suivre pour trouver le fournisseur de logiciel OCR qui vous convienne.
Logiciel OCR : une définition courte et facile à retenir
Un logiciel de reconnaissance optique de caractères vous permet de numériser tous types de documents. De cette numérisation, le logiciel extrait également toutes les informations qui y sont inscrites. La technologie OCR a pour but d’extraire et numériser toute information écrite en information digitale et disponible pour un traitement ultérieur.
Son fonctionnement est très simple également. La section suivante vous donnera plus d’explications sur les quelques étapes à suivre pour profiter de l’extraction automatique des données.
Le fonctionnement de cette technologie
Le fonctionnement de cette technologie est très simple et adapté à tous les documents : factures, CV, reçus et tickets de caisse, etc. Tous les secteurs d’activités peuvent également bénéficier de ce logiciel, le secteur juridique pour le traitement des contrats. Le secteur financier pour tous les documents du reçu aux bilans financiers en passant par les fiches de paie et relevés bancaires. Les documents d’identité sont également traitables, pour automatiser un processus KYC par exemple.
Généralement, trois étapes sont requises pour procéder à l’extraction de données.
1. Vous avez d’abord besoin d’un appareil doté de fonctionnalités OCR : un smartphone sur lequel vous avez une application d’OCR.
2. Commencez par scanner le document que vous souhaitez numériser.
3. Votre logiciel OCR va détecter le document, ses bordures, automatiquement en optimiser la qualité.
4. De là, le logiciel en extrait toutes les données (ou seulement celles que vous avez préalablement sélectionnées). Une fois classées, ces informations sont délivrées au format de votre choix.
Ce que vous pouvez attendre de l’intégration de ce logiciel
Peu importe votre secteur, l’utilisation d’un logiciel OCR vous permet de traiter vos documents de façon plus rapide et plus sécurisée. L’extraction de caractères avec un logiciel OCR performant est effectuée en moyenne entre 3 à 5 secondes. Les taux de précision se situent autour de 90 à 95%.
Utiliser un logiciel OCR vous permet de réduire la marge d’erreur tout en soulageant vos équipes du traitement manuel des documents. Respectez les réglementations RGPD et maintenez votre conformité à la réglementation sur la protection des données.
Aidé d’un bon logiciel, vous pouvez sélectionner les informations à extraire, masquer celles dont vous n’avez pas l’usage, classifier et catégoriser les données…
Les retombées les plus communes et importantes de l’utilisation d’un logiciel OCR sont le gain de temps, la conformité à la RGPD et l’accroissement de votre productivité.
Trouver le fournisseur de logiciel OCR qui vous convient
Si vous tapez sur votre moteur de recherche favori “fournisseur OCR”, vous trouverez plus de 240.000 résultats. Pour trouver celui qu’il vous faut parmi cette liste, encore faut-il savoir ce que vous attendez d’un fournisseur OCR. Voici quelques étapes à suivre, évidemment, tout cela est fourni à titre indicatif. Complétez ces étapes de ce qui vous paraît important.
L’état des lieux
Commencez par faire un état des lieux, c’est-à-dire quels sont les points que vous souhaitez améliorer dans votre processus. Questionnez vos équipes, récoltez un maximum de remarques afin de coller au plus près de ce qui les tracasse.
Vous souhaitez automatiser le traitement de documents d’identité ? De documents financiers ? Documents médicaux ? Faites un état des lieux des types de documents que vous traitez afin de choisir un logiciel OCR adapté à vos besoins.
– Quelles sont les étapes que vous devez actuellement franchir dans votre flux de travail ?
– Qui est impliqué dans ce flux de travail ?
– Combien de temps consacrez-vous en moyenne au traitement d’un document ?
– Combien de documents traite votre entreprise ?
5 questions pour faire le tri
L’objectif principal est de trouver le bon logiciel OCR, vous devrez donc explorer les options disponibles et les analyser. Elles ont toutes leurs propres avantages, bénéfices et prix, ce qui signifie que vous devrez recueillir les informations dont vous avez besoin auprès des différentes parties. Essayez au moins d’obtenir des réponses aux questions suivantes :
– Le logiciel traite-t-il les documents dont j’ai besoin ? En fonction des documents que vous traitez, choisissez le logiciel le plus adapté.
– Quel est le taux de précision de la reconnaissance de caractères ? Cette question et la précédente sont liées. Évidemment, trouvez le fournisseur ayant le taux de reconnaissance le plus élevé pour les documents que vous aurez à traiter. La rapidité de traitement est également à prendre en compte. En moyenne, un bon fournisseur OCR extrait les informations en quelques secondes (1 à 5 secondes).
– Quels sont les formats pris en charge ? Chaque entreprise a son format de prédilection. Le logiciel choisi doit posséder ce format d’exportation ou de prise en charge afin de simplifier le téléchargement et la récupération des données.
– Comment se passe l’intégration du logiciel OCR ? Serez-vous accompagné ou livré à vous-mêmes au regard de l’implémentation de la solution OCR dans votre propre logiciel ? Vous ne possédez peut-être pas les ressources de développement nécessaires à l’implémentation. Vérifiez bien que celle-ci est simple, ou du moins que vous serez accompagné tout au long du processus.
– La tarification de cette solution est-elle adaptée à mon budget ? S’il y a une question importante, c’est bien celle-là. Vous avez un budget en tête, le but est de réaliser des économies d’argent et non de dilapider votre capital. Il faut que la souscription que vous choisissez soit non seulement adaptée à votre budget, mais également qu’elle vous permette de réaliser des économies de temps et d’argent. C’est tout le but de l’automatisation : établir des économies financières et de temps.
Conservez ces questions et utilisez-les pour trier les différents logiciels que vous trouverez dans votre recherche. Elles peuvent vous servir de point de départ et être complétées par d’autres interrogations que vous aurez trouvées de vous-même.
Bien trouver son logiciel OCR c’est porter attention aux besoins de l’entreprise et ainsi trouver la solution technologique qui est adaptée. Pour bien comprendre ce que vous attendez d’un logiciel d’extraction de données automatisée, établissez un état des lieux reprenant précisément quels points, quels documents sont à automatiser.
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