Bureautique et GenAI : comment Google les marie face à Microsoft 365 Copilot

Google vient-il d'"étendre les bénéfices de Gemini à des millions de clients" ? Il n'affirme rien moins que cela...

Le groupe américain vient en fait d'activer une fonctionnalité promise d'assez longue date aux utilisateurs de sa suite bureautique. En l'occurrence, la possibilité d'accéder, sans module complémentaire, à la web app Gemini avec "protection des données d'entreprise". C'est-à-dire l'assurance que Google ne les utilisera pas pour entraîner ses modèles. Et, en parallèle, des contrôles admin pour gérer les périodes de conservation des prompts et des réponses.

Jusqu'alors, la garantie de non-exploitation des données sans module complémentaire payant ne s'appliquait qu'aux licences Google Workspace de type Éducation. La voilà élargie aux licences Business, Enterprise et Frontline, avec un accès "direct" à l'application Gemini (pas besoin de l'activer en tant que "service supplémentaire").

Pour pouvoir utiliser Gemini au sein des logiciels de la suite, c'est une autre histoire : il faut un add-on. Deux niveaux d'offre sont disponibles. Le premier (Gemini Business) coûte 23,04 € par mois pour chaque utilisateur (ou 19,20 € avec abonnement annuel). Avec le deuxième (Gemini Enterprise), le prix monte à 34,63 € (ou 28,86 € avec engagement d'un an), mais il n'y a pas de limite d'usage. Et on accède à quelques fonctionnalités additionnelles. Par exemple, l'automatisation de l'étiquetage des fichiers sensibles sur Drive et de la prise de notes pendant les réunions Meet.

Si l'essentiel de fonctionnalités "labellisées IA" sont placées sous la bannière Gemini, quelques briques en restent indépendantes... et sont incluses dans Google Workspace sans surcoût. C'est le cas, entre autres, du sous-titrage automatique des vidéos stockées sur Drive.

Gemini dans Google Workspace : les dernières évolutions

En début d'été, Google avait amorcé le déploiement de Gemini dans le panneau latéral de Gmail, Docs, Sheets, Slides et Drive. Une fonctionnalité accessible avec les deux niveaux du modèle complémentaire, ainsi qu'avec l'abonnement Google One AI Premium.

Dans le même temps, les extensions Google Workspace pour Gemini web ont fait leur entrée en bêta. Elles permettent d'utiliser Gmail, Drive et Docs comme sources. L'accès contextuel (restrictions en fonction de l'appareil utilisé) n'y est pas encore pris en charge.

En juillet, le fameux étiquetage automatisé des fichiers s'est étendu à l'offre Gemini Education Premium.

Gemini dans le panneau latéral de Google Drive est quant à lui devenu capable d'effectuer diverses actions lors de la visualisation de PDF.

Plus récemment, la fonctionnalité de Q&A dans Gmail a investi l'application Android. Tandis que l'offre Gemini pour Google Workspace était officiellement certifiée SOC 1/2/3 (2/3 pour la web app Gemini ; SOC 1 prévu d'ici à fin 2024).

Le mois d'août a vu l'arrivée des Gems, homologues des GPT d'OpenAI. Ils consistent en des "personnalisations" de Gemini sous forme agents auxquels on donne un objectif et un cadre à suivre pour le remplir. Une fonctionnalité non disponible pour qui utilise Gemini en tant que service supplémentaire.

Réservé à Gemini Enterprise (ou accessible via Google Workspace Education Premium, voire l'add-on AI Meetings and Messaging), "Take Notes for Me" (prise de notes dans Meet) a commencé à être déployé pour certains clients, sur desktop, en anglais. Les admins ont pu, en amont, en programmer l'éventuelle désactivation.

Depuis début septembre, Gemini web inclut, en réponse aux questions factuelles, des liens vers du contenu associé (uniquement en anglais pour le moment). Pour qui a activé l'extension Gmail, il peut aussi faire référence à des e-mails pertinents.

Les rapports d'usage de Gemini - qui restent en bêta - se sont enrichis de statistiques au niveau des utilisateurs et des applications. Y compris, dorénavant, la web app Gemini.

Tout récemment, le service NotebookLM (assistant de recherche) est devenu accessible en tant que service additionnel pour qui a une licence Gemini.

Illustrations © Google